A. BUT

La Fondation haïtienne des sports (HSF) a été créée le 16 juillet 2006 en Doylestown, Pennsylvanie. Elle a été approuvée par INTERNAL REVENUE SERVICE des Etats-Unis comme un organisme à but non lucratif dont le seul objectif est d'aider les enfants âgés de moins de 17 ans en Haïti. La Fondation consacre ses efforts à fournir un soutien au sport et aux Institutions d'enseignement qui contribuent à lutter contre la délinquance juvénile en Haïti. La Fondation vise à mener et à prendre en charge l’enseignement formel à l’intérieur des activités sportives par le biais des séminaires cliniques et de sensibilisation contre le SIDA au profit des jeunes enfants. Organisme à but non lucratif, il lui est légalement obligatoire de remplir une taxe annuelle, de maintenir et de sauvegarder toutes ses informations dans un fichier pour référence ultérieure.

B. Champ d'application

Ce document fournit des instructions aux organisations officielles établies en Haïti pour tout décaissement à leur actif.

C. Rôles et responsabilités

Il y a deux cadres fonctionnels établis et utilisés par la HSF pour entretenir ces sortes de relation :

Toute Institution reconnue offrant des services sociaux aux enfants d'Haïti. Des Institutions connues pour être des fédérations, associations ou écoles.
Tout Club établi : Clubs régionaux ou Ligues régionales.

D. Procédures

Les procédures indiqueront les conditions de financement, les rôles et responsabilités de chaque institution et leur engagement envers la HSF

E. Débours, définition :

Décaissement signifie n'importe quel argent/monnaie (dollars américains, GDE haïtienne) livré à une Organisation / Institution établie et reconnue qui fournit des services sociaux ou des activités sportives aux enfants d'Haïti.

F.-Débours et Critères

Les débours seront faits à:

Des Institutions reconnues fournissant des activités sociales et sportives aux enfants d’Haïti comme stipulé dans la section “C” ci-dessus;
Des Fédérations sportives incluant associations/clubs and/or ligues;

Remarque: Aucun débours ne sera consenti à un responsable de Club privé à titre de compensation.

G. Décaissements et Critères

Toutes les demandes doivent être soumises à l'attention du Conseil d'administration à l'aide de la forme "HSF formulaire de demande de chèque". Il est de la responsabilité de chaque membre de transmettre le formulaire au demandeur
Toutes les demandes doivent être exécutées conformément aux indications fournies par le Conseil d'administration ;
Tous les débours doivent être approuvés par les 2/3 des membres du Conseil d'administration de la HSF;
Tous les débours seront réexaminés suite à une demande formelle et écrite des institutions requérant le financement. Remarque : Ceci est nécessaire pour maintenir les pistes d'Audit appropriées pour toute allocation apportée à une institution ;
Les décaissements seront disponibles après l’approbation des 2/3 (deux tiers) ;
Les décaissements supérieurs à 100.00 $ USD sont soumis à la HSF trois mois avant la période d’utilisation du financement demandé ;
Les dépenses inférieures à 100.00 $ USD doivent être présentées à la HSF quatre semaines avant la date de décaissement souhaité ;
Les demandes d’urgence reçues par la HSF pour ces instances seront examinées et prises en considération, comme des catastrophes naturelles, c'est-à-dire inondations, tempêtes tropicales ou ouragans. De telles demandes seront accordées avec l'approbation du Conseil d'administration au grand complet ;
Un membre de la HSF qui reçoit une demande est chargé de délivrer le "formulaire de demande de la HSF" à l'institution qui en sollicite le financement. Ce formulaire sera soumis pour approbation moins de 10 jours après réception de la requête. Le formulaire sera signé par la personne responsable du programme établi et le bénéficiaire direct des décaissements;

H. Décaissements et contrôle:

La HSF se réserve le droit de vérifier la validité des demandes pour être sûr que les fonds sont correctement utilisés et comptabilisés. Les requêtes spécifieront:

Le but de la demande
Le nombre d’enfants à bénéficier des fonds
Le groupe d’âges et le sexe des bénéficiaires
La signature officielle de deux membres de l’Organisation

I. Fréquence des requêtes:

Toute requête sera produite annuellement. La HSF n’en approuvera pas une deuxième dans la même année par la même Organisation pour le même projet, à moins d’un cas d’extrême urgence comme celui mentionné dans la section “G” ci-dessus.

J. Paiement des Moniteurs

Le paiement n’est pas versé directement aux moniteurs individuels et/ou aux instructeurs. Tout paiement sera acheminé à l'administrateur du programme autorisé. Cet administrateur a la charge de payer le moniteur conformément à l'accord entre le directeur du programme et la HSF. L'administrateur conservera les copies de tout versement fait à ce moniteur pendant une période de cinq ans.

K. Contrôle financier

Il reste de la responsabilité du demandeur de maintenir toutes les informations pertinentes à l'appui de toute sollicitation de la HSF. Ces informations restent dans le fichier de l'organisation pendant 3 ans pour référence. La HSF conserve toutes les demandes officielles, y compris les minutes du Conseil d'administration, les informations relatives au virement bancaire et toute information supplémentaire pertinente à la demande.